Em qualquer empreitada na qual seres humanos resolvam se engajar, é essencial amealhar os recursos materiais necessários, disponibilizá-los para cada tarefa na hora apropriada e recompensar materialmente aqueles recursos humanos que, de outra forma, não estariam disponíveis. Quando a empreitada é institucionalizada, a aten­ção a cada detalhe dos processos de captação e aplicação de recursos é ainda mais crucial.

Assim, em primeiro lugar, para que os recursos estejam disponíveis no tempo certo, temos que aprender a listar e alinhar objetivos, tarefas e recursos, alocando-os ao longo do tempo. É fundamental também saber estimar os custos de cada insumo, o que já começa a inserir maior grau de complexidade, uma vez que preço não depende de quem planeja, mas de atores complexos, como as forças de mercado, e da capacidade do governo de manter a economia em uma dinâmica previsível. Saber montar um orçamento realista e adequado às necessidades institucionais é uma arte.

Depois que tudo está certo e o fluxo de recursos garantido, é necessário estabelecer processos competentes de controle de custos (mas não da qualidade), para que os recursos não fujam pela janela; de fluxo de caixa, para que o que foi planejado seja efetivamente executado; e de registro contábil, para que o esquema não apodreça, transformando-se em um entulho de problemas fiscais caro e oneroso para se desfazer, em particular no contexto brasileiro, no qual qualquer deslize se transforma em um problema operacional, fiscal e financeiro de proporções dinossáuricas.

Esse processo de planejamento e de execução financeira e operacional é bastante facilitado se houver a construção de verdadeiras parcerias com fornecedores que compartilhem os objetivos institucionais e que estejam dispostos a investir no desenvolvimento de ambos. É claro que isso é uma via de mão dupla, na qual as partes se sentem confortáveis com o equilíbrio entre o que podem oferecer e o que recebem por isso. A comunicação eficaz, a construção de confiança mútua e a visão de relacionamento de longo prazo são componentes indispensáveis para se formar uma rede estável de colaboração.

Na minha experiência, a melhor forma de alinhar processos é utilizar as ferramentas de gerenciamento de projetos, no âmbito da cultura organizacional conhecida como Qualidade Total. São ferramentas pouco conhecidas no setor de educação e, muitas vezes, até injustiçadas, mas que deveriam ser incorporadas ao dia a dia de qualquer instituição, em particular de escolas, por menor e mais familiares que sejam. Elas proporcionam o mesmo tipo de mudança de hábitos que um bom programa de perda de peso nos obriga a fazer: mudar de vida para viver melhor.

Essas ferramentas de planejamento, orçamento e execução – como as do gerenciamento de rotina (que estrutura e controla os processos repetitivos), de orçamento de base zero (que começa com os objetivos institucionais e não com o que foi gasto no ano anterior) e de sistemas de gerenciamento de projetos (que permitem que as novas ideias sejam institucionalizadas e operacionalizadas) – são para a saúde operacional e financeira de uma instituição o que um bom plano de exercícios é para o sistema cardiorrespiratório das pessoas: essenciais e libertadoras.

Uma vez com saúde e robustez nos processos, o nível de estresse cai porque a vida fica mais previsível, os objetivos são atingidos com menor gasto de energia e as mentes são liberadas para cultivar novas ideias, melhorando continuamente os resultados financeiros e operacionais da instituição. Podem parecer impossíveis à primeira vista, mas não se pode mais viver sem elas depois que as conhece.

Artigo publicado na edição de janeiro de 2014.